Cuando se trabaja con Excel, hay algunas pequeñas tareas que hay que hacer con bastante frecuencia. Conocer la forma correcta puede ahorrarle mucho tiempo, por eso aquí vamos a ver como numerar en Excel.
Una de esas tareas sencillas (pero a menudo necesarias) es numerar las filas de un conjunto de datos en Excel (también llamadas números de serie en un conjunto de datos).
Ahora bien, si está pensando que una de las maneras es simplemente introducir estos números de serie manualmente, pues bien, ¡tiene razón! Pero esa no es la mejor manera de hacerlo.
Imagine que tiene cientos o miles de filas para las que necesita introducir el número de fila. Sería tedioso – y completamente innecesario.
Hay muchas formas de numerar filas en Excel, y en este tutorial, voy a compartir algunas de las formas que recomiendo y uso a menudo.
Cómo numerar las filas en Excel
¿Como enumerar en Excel? La mejor manera de numerar en Excel dependerá del tipo de conjunto de datos que tengas.
Por ejemplo, puedes tener un conjunto de datos continuos que comienzan desde la fila 1, o un conjunto de datos que comienzan desde una fila diferente. O bien, puede tener un conjunto de datos que tenga algunas filas en blanco, y sólo quiera numerar las filas que están llenas.
Puede elegir cualquiera de los métodos que funcionen en función de su conjunto de datos.
1] Como numerar en Excel: Usando el Asa de Relleno
¿Como numerar celdas en Excel? El tirador de relleno identifica un patrón de unas pocas celdas rellenadas y puede utilizarse fácilmente para rellenar rápidamente toda la columna.
Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:
Estos son los pasos para numerar rápidamente las filas usando el manejador de llenado:
- Introduzca 1 en la celda A2 y 2 en la celda A3.
- Selecciona ambas celdas (A2 y A3).
- Observa que habrá un pequeño cuadrado en la parte inferior derecha de la selección
- Pase el cursor por encima de este cuadrado y observará que el cursor se convierte en un icono de signo más.
- Haga doble clic en el cuadrado del asa de llenado (mientras el cursor está en forma de icono más) y rellenará automáticamente todas las celdas hasta el final del conjunto de datos.
Tenga en cuenta que el Asa de Relleno identifica automáticamente el patrón y rellena las celdas restantes con ese patrón. En este caso, el patrón era que los números se incrementaban en 1.
En el caso de que haya una fila en blanco en el conjunto de datos, Fill Handle sólo funcionará hasta la última fila contigua que no esté en blanco.
Además, tenga en cuenta que en caso de que no tenga datos en la columna adyacente, el doble clic en el controlador de relleno no funcionará. Sin embargo, puede colocar el cursor en el asa de relleno, mantener pulsada la tecla derecha del ratón y arrastrar hacia abajo. Rellenará las celdas cubiertas por el arrastre del cursor.
2] Como numerar en Excel: Usando Rellenar Serie
¿Como enumerar rapido en Excel? Mientras que el Manejador de Relleno es una forma rápida de numerar filas en Excel, la Serie de Relleno le da mucho más control sobre cómo se introducen los números.
Enumerar grupos en Excel: Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación.
Aquí están los pasos para usar la Serie de Relleno para numerar filas en Excel:
- Introduzca 1 en la celda A2.
- Vaya a la pestaña Inicio.
- En el Grupo de Edición, haga clic en el desplegable Relleno.
- En el desplegable, seleccione «Serie..».
- En el cuadro de diálogo «Series», seleccione «Columnas» en las opciones de «Series en».
- Especifique el valor de parada. En este caso, como tenemos 26 registros, podemos introducir 26. Si no introduce ningún valor, Fill Series no funcionará.
- Click OK.
Esto numerará instantáneamente las filas del 1 al 26.
El uso de ‘Rellenar serie’ puede ser útil cuando se empieza a introducir los números de las filas. A diferencia de Fill Handle, no requiere que las columnas adyacentes estén ya rellenadas.
Incluso si no tiene nada en la hoja de trabajo, Fill Series seguirá funcionando.
Nota: En el caso de que tenga filas en blanco en medio del conjunto de datos, Rellenar Serie seguiría rellenando el número de esa fila.
3] Usando la función ROW
También puede utilizar las funciones de Excel para numerar las filas en Excel.
En los métodos Fill Handle y Fill Series anteriores, el número de serie insertado es un valor estático. Esto significa que si mueve la fila (o la corta y pega en otro lugar del conjunto de datos), la numeración de las filas no cambiará en consecuencia.
Este inconveniente puede solucionarse utilizando fórmulas en Excel.
Puede utilizar la función ROW para obtener la numeración de las filas en Excel.
Para obtener la numeración de las filas utilizando la función ROW, introduzca la siguiente fórmula en la primera celda y cópiela para todas las demás:
=ROW()-1
La función ROW() da el número de fila de la fila actual. Así que le he restado 1 ya que empecé a partir de la segunda fila. Si tus datos empiezan a partir de la 5ª fila, tienes que utilizar la fórmula =ROW()-4.
Lo mejor de utilizar la función ROW es que no estropeará la numeración si se borra una fila del conjunto de datos.
Dado que la función ROW no está haciendo referencia a ninguna celda, se ajustará automáticamente (o debería decir AutoMagically) para darle el número de fila correcto. Algo como lo que se muestra a continuación:
Tenga en cuenta que en cuanto elimine una fila, los números de fila se actualizarán automáticamente.
De nuevo, esto no tendría en cuenta los registros en blanco del conjunto de datos. En caso de tener filas en blanco, seguirá mostrando el número de fila.
Puede utilizar la siguiente fórmula para ocultar el número de fila de las filas en blanco, pero seguirá sin ajustar los números de fila (de forma que el siguiente número de fila se asigne a la siguiente fila rellena).
IF(ISBLANK(B2),»»,ROW()-1)
4] Uso de la función COUNTA
Si quiere numerar las filas de manera que sólo las que están llenas obtengan un número de serie, entonces este método es el camino a seguir.
Utiliza la función COUNTA que cuenta el número de celdas de un rango que no están vacías.
Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:
Observe que hay filas en blanco en el conjunto de datos mostrado anteriormente.
Esta es la fórmula que numerará las filas sin numerar las filas en blanco.
=IF(ISBLANK(B2),»»,COUNTA($B$2:B2))
La función IF comprueba si la celda adyacente de la columna B está vacía o no. Si está vacía, devuelve un espacio en blanco, pero si no lo está, devuelve la cuenta de todas las celdas llenas hasta esa celda.
5] Uso del SUBTOTAL para datos filtrados
A veces, puede tener un enorme conjunto de datos, donde quiere filtrar los datos y luego copiar y pegar los datos filtrados en una hoja separada.
Si utiliza cualquiera de los métodos mostrados hasta ahora, notará que los números de las filas siguen siendo los mismos. Esto significa que cuando copie los datos filtrados, tendrá que actualizar la numeración de las filas.
En estos casos, la función SUBTOTAL puede actualizar automáticamente los números de fila. Incluso cuando se filtre el conjunto de datos, los números de fila permanecerán intactos.
Permítame mostrarle cómo funciona exactamente con un ejemplo.
Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:
Si filtro estos datos en base a las ventas del Producto A, obtendrá algo como lo que se muestra a continuación:
Observe que los números de serie de la columna A también se filtran. Así que ahora, sólo se ven los números de las filas que son visibles.
Si bien este es el comportamiento esperado, en caso de que quiera obtener una numeración de filas en serie – para que pueda simplemente copiar y pegar estos datos en otro lugar – puede utilizar la función SUBTOTAL.
Aquí está la función SUBTOTAL que se asegurará de que incluso los datos filtrados tengan una numeración de filas continua.
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
El 3 en la función SUBTOTAL especifica el uso de la función COUNTA. El segundo argumento es el rango sobre el que se aplica la función COUNTA.
La ventaja de la función SUBTOTAL es que se actualiza dinámicamente cuando se filtran los datos (como se muestra a continuación):
Obsérvese que, aunque se filtren los datos, la numeración de las filas se actualiza y sigue siendo continua.
6] Creación de una tabla de Excel
La tabla de Excel es una gran herramienta que debe utilizar cuando trabaje con datos tabulares. Hace que la gestión y el uso de los datos sea mucho más fácil.
Este es también mi método favorito entre todas las técnicas mostradas en este tutorial.
Permítame primero mostrarle la manera correcta de numerar las filas usando una Tabla de Excel:
- Selecciona todo el conjunto de datos.
- Ve a la pestaña Insertar.
- Haga clic en el icono de la Tabla (también puede utilizar el atajo de teclado Control + T).
- En el cuadro de diálogo Crear tabla, asegúrese de que el rango es correcto.
- Haga clic en Aceptar. Esto convertirá sus datos tabulares en una tabla de Excel.
- En la celda A2, introduce la siguiente fórmula. Ten en cuenta que en cuanto introduzcas la fórmula, se rellenará automáticamente en todas las celdas de esa columna.
=ROW()-ROW(Tabla2[#Cabeceras])
Tenga en cuenta que en la fórmula anterior he utilizado Tabla2, ya que ese es el nombre de mi tabla de Excel. Puedes sustituir Table2 por el nombre de la tabla que tengas.
Hay algunos beneficios adicionales de usar una Tabla de Excel mientras se numeran las filas en Excel:
- Como la Tabla de Excel inserta automáticamente la fórmula en toda la columna, funciona cuando insertas una nueva fila en la Tabla. Esto significa que cuando inserte/elimine filas en una Tabla de Excel, la numeración de las filas se actualizará automáticamente (como se muestra a continuación).
2. Si se añaden más filas a los datos, la Tabla Excel se ampliaría automáticamente para incluir estos datos como parte de la tabla. Y como las fórmulas se actualizan automáticamente en las columnas calculadas, se insertaría el número de fila para la nueva fila insertada (como se muestra a continuación).
7] Sumar 1 al número de la fila anterior
Este es un método sencillo que funciona.
La idea es añadir 1 al número de la fila anterior (el número de la celda de arriba). Esto asegurará que las filas posteriores obtengan un número que se incremente en 1.
Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:
Estos son los pasos para introducir los números de las filas utilizando este método:
- En la celda de la primera fila, introduzca el 1 manualmente. En este caso, está en la celda A2.
- En la celda A3, introduce la fórmula, =A2+1
- Copia y pega la fórmula para todas las celdas de la columna.
Los pasos anteriores introducirían los números de serie en todas las celdas de la columna. En caso de que haya alguna fila en blanco, se insertará el número de fila correspondiente.
También tenga en cuenta que si inserta una nueva fila, el número de fila no se actualizará. En caso de eliminar una fila, todas las celdas debajo de la fila eliminada mostrarán un error de referencia.
Estas son algunas formas rápidas que puede utilizar para insertar números de serie en datos tabulares en Excel.
Espero haberte ayudado con como numerar filas en excel. Saludos.